Відпустки без збереження зарплати: що потрібно знати

Трапляються ситуації, коли комусь із працівників необхідна відпустка для вирішення особистих або сімейних питань, наприклад, для догляду за дитиною чи хворим родичем, для одруження, на період вступних іспитів у заклад вищої освіти тощо. Зазвичай така відпустка надається без збереження зарплати, тому її ще називають «за свій рахунок». Про особливості надання відпусток без збереження зарплати читайте в статті.

Види відпусток, якими мають право користуватися працівники, визначені Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП) та законом України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 р. № 504/96-ВР (далі — Закон № 504). Вони поділяються на оплачувані — зі збереженням на період відпустки заробітної плати та неоплачувані — без збереження заробітної плати.

До особливостей відпусток без збереження заробітної плати можна віднести те, що вони не залежать від відпрацьованого працівником робочого часу, підстави для їхнього надання не пов’язані з виконанням трудової функції та зазвичай обумовлюються потребою працівника бути відсутнім на роботі з особистих причин.

Види відпусток без збереження зарплати

За порядком надання відпустки без збереження заробітної плати поділяють на два види:

  • ті, що надаються працівнику за його бажанням в обов’язковому порядку;
  • ті, що надаються за згодою між працівником і керівником / власником медичного закладу.

«Обов’язкові» відпустки

Надання «обов’язкових» відпусток без збереження заробітної плати передбачене ч. 1 ст. 84 КЗпП, ст. 25 Закону № 504 та іншими нормативно-правовими актами. Зокрема ст. 25 Закону № 504 чітко визначені категорії працівників, яким може бути надана така відпустка, та обставини, за яких можливе її оформлення. Це вказує на те, що якщо хтось із працівників (наприклад, медична сестра) належить до осіб певної категорії і бажає оформити відпустку «за свій рахунок» за однією з підстав, які передбачені у ст. 25 Закону № 504, то керівництво зобов’язане задовольнити таку вимогу, навіть якщо це може якимось чином позначитися на робочому процесі медичного закладу.

Можна відзначити, що переважна більшість відпусток без збереження зарплати, які надаються в обов’язковому порядку, мають соціальну спрямованість. Тривалість таких відпусток різна і залежить від підстав для їхнього надання. Для зручності інформацію про те, кому, в яких випадках та якої тривалості надаються відпустки без збереження зарплати в обов’язковому порядку, а також на підставі яких законодавчих норм, наведемо у таблиці.

Відпустки без збереження зарплати, які надаються в обов’язковому порядку
Таблиця. Відпустки без збереження зарплати, які надаються в обов’язковому порядку

Відпустки без збереження зарплати, які надаються в обов’язковому порядку

Відпустка за згодою сторін

Надання такої відпустки регулюється ч. 2 ст. 84 КЗпП та ст. 26 Закону № 504. Відповідно до ч. 2 ст. 26 Закону № 504 за сімейними обставинами або з інших причин працівнику / працівниці може надаватися відпустка без збереження зарплати тривалістю до 15 календарних днів на рік.

У зв’язку з запровадженням у 2020 році на всій території України карантину з метою запобігання поширенню гострої респіраторної хвороби COVID-19 у ст. 26 Закону № 504 з’явилася нова норма, згідно з якою термін перебування у відпустці без збереження зарплати в період карантину не включається у зазначений 15-денний термін (ч. 3 ст. 26 Закону № 504), тобто може бути й більшої тривалості.  

У разі, коли хтось із працівників (припустимо, медична сестра) бажає взяти відпустку без збереження зарплати за сімейними обставинами чи з інших поважних причин, то керівник медичного закладу не має прямого обов’язку надавати таку відпустку, тому може і відмовити, враховуючи зокрема інтереси робочого процесу в закладі. Це вказує на те, що рішення про надання або ненадання відпустки без збереження зарплати за ст. 26 Закону № 504 належить виключно до компетенції керівника медичного закладу.

Зауважимо, що законодавство не конкретизує, які саме сімейні обставини чи інші поважні причини повинні бути підставою для того, щоб оформити відпустку відпустку без збереження зарплати за ст. 26 Закону № 504. Отже, працівник / працівниця (медична сестра) може вказувати у заяві просто «за сімейними обставинами».

Документальне оформлення

Заява

Для отримання відпустки без збереження заробітної плати (незалежно від того, надається вона в обов’язковому порядку чи за згодою сторін) працівник / працівниця (медична сестра)повинні подати заяву на ім’я керівника медичного закладу (додаток 1) і зазначити в ній:

  • підставу для надання неоплачуваної відпустки (якщо вона надається відповідно до ст. 25 Закону № 504) або причину, за якої потрібна така відпустка (для оформлення відпустки за ст. 26 Закону № 504);
  • документи, що підтверджують належність до певної категорії осіб (якщо такі документи відсутні в кадровій службі закладу) або обставини для надання обов’язкової неоплачуваної відпустки. Для оформлення відпустки на підставі ст. 26 Закону № 504 керівництво закладу не повинно вимагати додаткових підтверджень, оскільки це не передбачено законодавством;
  • дату початку неоплачуваної відпустки;
  • тривалість неоплачуваної відпустки.
Додаток 1

Приклад
заяви про надання відпустки без збереження заробітної плати

Директору ТОВ «Клініка «Панацея»
Волошину С. І.
медичної сестри
Червоненко Олесі Іванівни

Заява

Прошу надати мені відпустку без збереження заробітної плати для догляду за хворою матір’ю з 9 березня 2021 року на 30 календарних днів.

Додаю довідку Полтавської обласної клінічної лікарні від 03. 03. 2021 р. № 03/05.

04.03.2021 р. Червоненко

Наказ

Після одержання заяви від працівника / працівницікерівник закладуприймає рішення тавидає наказ із зазначенням підстави для надання відпустки та її тривалості (додаток 2). Зауважимо, що якщо йдеться про надання «обов’язкової» відпустки без збереження зарплати, коли керівник не може відмовити працівнику / працівниці в її наданні, то наказ видається одразу після розгляду заяви. А в разі надання відпустки відповідно до ст. 26 Закону № 504 наказ видають після рішення керівника.

Додаток 2

Приклад
наказу про надання відпустки без збереження заробітної плати

Товариство з обмеженою відповідальністю
«Клініка «Панацея»

Наказ

Про надання відпустки
без збереження заробітної плати

У зв’язку з необхідністю догляду за хворою матір’ю, на підставі п. 10 ч. 1 ст. 25 закону України «Про відпустки» від 15. 11. 1996 р. № 504/96-ВР

Наказую:

Червоненко Олесі Іванівні, сестрі медичній, надати відпустку без збереження заробітної плати для догляду за хворою матір’ю з 9 березня 2021 року на 30 календарних днів.

Підстави:

  1. Заява Червоненко О. І. від 04. 03. 2021 р. про надання відпустки без збереження заробітної плати.
  2. Довідка Полтавської обласної клінічної лікарні від 03. 03. 2021 р. № 03/05.

05.03.2021 р.

Табель

У табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, яка затверджена наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. № 489) неоплачувану відпустку зазначають так:

  • відпустка без збереження зарплати у зв’язку з навчанням (п. 12, 13 і 17 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — буквений код «НБ» (цифровий код «13»);
  • додаткова відпустка без збереження зарплати в обов’язковому порядку — буквений код «ДБ» (цифровий код «14»);
  • відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку (п. 3 ч. 1 ст. 25 Закону № 504) — буквений код «ДД» (цифровий код «17»);
  • відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону № 504) — буквений код «НА» (цифровий код «18»).

Також інформацію про надання працівнику відпустки без збереження зарплати відображають у його особовій картці в розділі «Відпустки». До трудової книжки запис про надання такої відпустки не вноситься.

Правила надання безоплатних відпусток

Відзначимо, що окрім категорій працівників, яким відпустка без збереження зарплати надається в обов’язковому порядку, та обставин, за яких можливе оформлення такої відпустки, інших окремих правил щодо надання відпусток без збереження зарплати законодавством не встановлено. Тому на підставі норм КЗпП та Закону № 504, що стосуються відпусток, вкажемо на основні правила й особливості надання таких відпусток.

Перше. Відпустки без збереження зарплати:

  • можуть надаватися як основним працівникам, так і працівникам, які працюють на умовах сумісництва;
  • надаються незалежно від того, за яким трудовим договором — безстроковим чи строковим — працює працівник / працівниця;
  • у перший рік роботи в медичному закладі надаються незалежно від тривалості відпрацьованого часу. При цьому новому працівнику неоплачувана відпустка може бути надана в повному обсязі.

Друге. Зважаючи на те, що відпустка без збереження зарплати не є щорічною, на неї не поширюються деякі законодавчі норми, які передбачені для щорічних відпусток, а саме відпустка без збереження зарплати:

  • не переноситься на інший період (робочий рік);
  • не продовжується, якщо під час неї працівник захворів;
  • може бути використана лише в той період, коли у працівника є для її надання відповідні причини (підстави);
  • виключається з розрахункового періоду при обчисленні середньої зарплати для розрахунку оплати за листком непрацездатності.

Третє. Під час надання відпусток без збереження зарплати керівництву медичного закладу варто дотримуватись строків, вказаних вище в таблиці. Не можна збільшувати їх навіть у разі, коли на цьому наполягає працівник / працівниця, оскільки перевищення встановлених строків буде вважатися порушенням законодавства про працю. В такому випадку посадових осіб медичного закладу може бути притягнуто до адміністративної відповідальності. Зокрема згідно зі ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про працю на них може бути накладено штраф від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 510 до 1700 грн).

Четверте. Тривалість відпустки без збереження зарплати, яка надається щорічно або на рік, прив’язана до календарного року. Хоча у ст. 25 і 26 Закону № 504 не конкретизований вид року (робочий чи календарний) і вказано тільки «щорічно» та «на рік», відомо, що до робочого року прив’язане надання тільки щорічних відпусток. Таким чином, календарні дні відпустки без збереження зарплати, які надаються працівнику щорічно або на рік, передбачені саме на календарний рік. Це означає, що якщо працівник закладу протягом поточного календарного року не скористався правом на відпустку без збереження заробітної плати, то на наступний рік ці дні не переносяться.

П’яте. Якщо працівник / працівниця бере неоплачувану відпустку у зв’язку з конкретними обставинами (за ст. 25 Закону № 504), то її надання повинне бути прив’язане до цих обставин. Зокрема, період відпустки без збереження зарплати, прив’язаної до події, повинен збігатися з цією подією. Наприклад, працівник / працівниця оформляє неоплачувану відпустку у зв’язку зі вступом дитини до розташованого в іншій місцевості навчального закладу. У такому випадку період відпустки повинен співпадати з часом вступної компанії. Або, припустимо, працівник / працівниця бажає оформити безоплатну відпустку у зв’язку з одруженням. У такому разі період відпустки без збереження зарплати повинен починатися з дати реєстрації шлюбу або в найближчі до неї дні.

Шосте. Якщо працівник має право на використання відпустки «за свій рахунок» за двома або більше підставами, які встановлені ст. 25 Закону № 504, то він може реалізувати це право за кожною підставою. Більше того, в цьому ж календарному році він за узгодженням з керівництвом медичного закладу може скористатися ще й неоплачуваною відпусткою, визначеною ст. 26 Закону № 504 або поєднати одну підставу за ст. 25 Закону № 504 та підставу за ст. 26 Закону № 504, якщо є згода керівника закладу на використання неоплачуваної необов’язкової відпустки. Водночас керівництву забороняється самостійно запроваджувати додаткові підстави для неоплачуваної відпустки.

Сьоме. Під час відпустки без збереження зарплати працівник / працівниця має право на такі трудові гарантії:

  • за ним / нею зберігається місце роботи (посада);
  • продовжує зараховуватися як загальний, так і безперервний стаж роботи, а також стаж роботи за спеціальністю;
  • продовжує зараховуватися стаж, що дає право на щорічну основну відпустку;
  • керівництво медичного закладу не має права звільнити його / її з власної ініціативи.

Восьме. Перебування у відпустці без збереження зарплати не позбавляє вагітних жінок-працівниць одержання допомоги по вагітності та пологах. У разі надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами у період неоплачуваної відпустки допомога по вагітності та пологах виплачується з дня виникнення права на декретну відпустку. Тож, якщо в період відпустки без збереження зарплати у працівниці настає право на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка «за свій рахунок» переривається і оформляється декретна відпустка. Відповідно, допомога по вагітності та пологах виплачується вагітній працівниці в повному обсязі незалежно від того, перебуває вона чи ні у відпустці без збереження зарплати. Водночас період тимчасової непрацездатності, що не пов’язаний із вагітністю та пологами, який збігається з періодом відпустки за свій рахунок, оплаті не підлягає.

Зважаючи на практику, часто працівники медичного закладу оформляють відпустку без збереження зарплати за такою підставою, як необхідність догляду за хворим родичем. Рогзлянемо це детальніше.

Відпустка для догляду за хворим родичем

Відпустку без збереження зарплати для догляду за хворим родичем працівник / працівниця може взяти у тому випадку, коли хворий є рідним по крові або по шлюбу та за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду.

Тривалість такої відпустки визначається у медичному висновку, але вона надається не більше ніж на 30 календарних днів. Законодавством не встановлено, що відпустку без збереження заробітної плати працівник повинен використати всю й одразу, тому можна дійти висновку, що її можна брати частинами у будь-яку пору року.

Для отримання відпустки без збереження заробітної плати саме з метою догляду за хворим родичем працівник повинен разом із заявою про її надання пред’явити відповідні документи, що підтверджують цей факт. Ними можуть бути довідка про хворобу родича чи виписка з його амбулаторної карти, висновок лікувального закладу про те, що хворий потребує постійного стороннього догляду. Також у заяві працівник повинен вказати, з якої дати вона йому потрібна та на який строк.

Оскільки у такій ситуації період відпустки залежить не від бажання працівника, а від часу виникнення необхідності догляду за хворим членом сім’ї, то керівництво медичного закладу зобов’язане надати її працівнику / працівниці у будь-який період року, навіть влітку, коли зазвичай більшість працівників беруть щорічні відпустки.

Врахування безоплатної відпустки під час обчислення лікарняних

Один із етапів розрахунку виплат за листком непрацездатності — визначення середньоденної заробітної плати відповідно до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, який затверджений постановою КМУ від 26 вересня 2001 р. № 1266 (далі — Порядок № 1266).

Згідно з п. 3 Порядку № 1266 середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період (12 календарних місяців) заробітної плати (доходу, грошового забезпечення), на яку нарахований єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (ЄСВ), на кількість календарних днів зайнятості в розрахунковому періоді без урахування календарних днів, що не відпрацьовані з поважних причин, до яких належать:

  • тимчасова непрацездатність;
  • відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком;
  • відпустка без збереження заробітної плати.

Як бачимо, одна з поважних причин — це відпустка без збереження заробітної плати, отже її період слід виключати з розрахункового періоду. На це вказує і Міністерство соціальної політики України в листі від 15 листопада 2018 р. № 323/0/247-18. При цьому відомство відзначає, що в Порядку № 1266 йдеться про всі види відпусток «за свій рахунок», які можуть бути надані згідно з чинним законодавством. Це означає, що під час обчислення середньоденної зарплати для розрахунку виплат за листком непрацездатності з розрахункового періоду виключають періоди всіх відпусток без збереження зарплати: як тих, що надаються в обов’язковому порядку, так і тих, що надаються за згодою сторін.